Si eres autónomo y utilizas un programa para hacer tus facturas, VeriFactu va a cambiar la forma en que las emites. Pero ¿cuándo será obligatorio?, ¿tienes que enviar todas tus facturas a Hacienda?, ¿necesitas cambiar de programa? En esta guía te explicamos qué es VeriFactu, a quién afecta y qué tienes que hacer para adaptarte, de forma sencilla y sin tecnicismos innecesarios.
¿Qué es VeriFactu y para qué sirve?
VeriFactu forma parte de la nueva normativa española que regula los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas. Su objetivo es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables y no puedan modificarse o eliminarse sin dejar constancia.
Una de las claves para entenderlo es que VeriFactu no significa necesariamente que todas tus facturas tengan que enviarse automáticamente a Hacienda. La normativa contempla sistemas que remiten los registros de facturación a la Agencia Tributaria —los llamados sistemas VERI*FACTU— y sistemas que no los remiten de forma inmediata, aunque estos últimos también deben cumplir los requisitos establecidos.
En la práctica, si utilizas un programa para facturar, lo importante será que ese software esté adaptado a la normativa. Las facturas generadas por estos sistemas incorporarán además un código QR tributario y, cuando se utilice la modalidad VERIFACTU, una referencia que permite identificarla como tal.
¿Cuándo será obligatorio VeriFactu para los autónomos?
Si eres autónomo, la fecha que debes tener marcada es el 1 de julio de 2027. Antes de esa fecha, los autónomos y demás obligados incluidos en este grupo deberán tener operativo un sistema de facturación adaptado a los nuevos requisitos.
Para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, el plazo llega antes: deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
Hasta entonces existe un periodo de adaptación y pruebas. Esto significa que, si eres autónomo, no tienes que esperar hasta el último momento, pero tampoco debes alarmarte pensando que VeriFactu ya es obligatorio para todos en 2026.
¿A qué autónomos afecta VeriFactu?
De forma general, la normativa afecta a empresarios y profesionales que utilizan un sistema informático para emitir sus facturas y se encuentran dentro del ámbito de aplicación del reglamento.
Sin embargo, no todos los autónomos y empresas están en la misma situación. Por ejemplo, quienes estén sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera de este reglamento respecto a sus propias facturas. También existen actividades u operaciones en las que no hay obligación de expedir factura; en esos casos, el reglamento de los sistemas informáticos de facturación tampoco se aplica a esas operaciones.
Además, la normativa regula los sistemas utilizados para emitir facturas completas y facturas simplificadas, no cualquier documento que un negocio pueda generar, como presupuestos o albaranes.
Por eso, antes de cambiar de programa o contratar uno nuevo, conviene comprobar si tu actividad y tu forma de facturar están dentro del ámbito de aplicación.
¿Qué tiene que hacer un autónomo para adaptarse a VeriFactu?
Para la mayoría de los autónomos, adaptarse a VeriFactu no debería significar aprender cuestiones técnicas ni modificar manualmente sus facturas. La clave estará en utilizar un sistema de facturación que cumpla con la normativa.
Si ya utilizas un programa para facturar, el primer paso es comprobar con tu proveedor si estará adaptado dentro del plazo establecido. No es necesario cambiar de software simplemente por la llegada de VeriFactu si el que utilizas va a cumplir los nuevos requisitos.
Si todavía haces tus facturas con métodos muy básicos o estás pensando en contratar un programa, este puede ser un buen momento para elegir una solución adaptada y que encaje con las necesidades reales de tu negocio.
Además, la Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita de facturación, especialmente orientada a autónomos, profesionales y empresas con un número reducido de facturas o una facturación sencilla.
VERIFACTU y NO VERIFACTU: ¿cuál es la diferencia?
Aunque habitualmente se utiliza el término VeriFactu para hablar de toda la nueva normativa, en realidad existen dos modalidades válidas para que un sistema informático de facturación cumpla con ella.
VERI*FACTU: el programa remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática inmediatamente después de generarlos. Las facturas son verificables y el cliente puede utilizar el código QR para comprobarlas en la sede electrónica de la AEAT.
NO VERI*FACTU: los registros no se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. En este caso, el propio sistema debe conservarlos y cumplir requisitos adicionales de seguridad, como la firma de los registros y el mantenimiento de un registro de eventos.
Por tanto, estar adaptado a la normativa no significa necesariamente enviar automáticamente todas las facturas a Hacienda. Ambas modalidades son válidas, aunque funcionan de forma diferente.
¿Puedo seguir haciendo mis facturas con Excel o Word?
Sí, en determinados casos puedes seguir utilizando Excel o Word para hacer facturas. La llegada de VeriFactu no significa que automáticamente esté prohibido utilizar una hoja de cálculo o un procesador de textos.
Según la Agencia Tributaria, si utilizas estas herramientas únicamente para introducir los datos, expedir o imprimir las facturas y conservar la información, no se consideran por ese motivo un sistema informático de facturación sujeto al reglamento.
La situación cambia cuando utilizas esas herramientas para procesar la información de facturación y generar directamente libros de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados destinados al cumplimiento de obligaciones tributarias. En ese caso pueden pasar a considerarse un sistema informático de facturación y deberán cumplir los requisitos establecidos.
Por ejemplo, la propia AEAT aclara que utilizar Excel para crear un listado de facturas, incluso con sumas y otros cálculos, no implica por sí solo estar dentro del reglamento. Sin embargo, si se programa una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, esa hoja de cálculo sí puede considerarse un sistema informático de facturación.
En resumen: no es la herramienta —Excel o Word— por sí sola la que determina si te afecta, sino qué haces con ella.
¿Las facturas tendrán que llevar un código QR?
Si utilizas un sistema informático de facturación sujeto a la nueva normativa, las facturas que emitas —tanto completas como simplificadas— deberán incorporar un código QR tributario.
Este código contiene determinada información de la factura y facilita su comunicación y, cuando corresponda, su comprobación a través de la Agencia Tributaria.
Hay una diferencia importante: si la factura procede de un sistema VERI*FACTU, el cliente puede escanear el QR y la AEAT puede cotejar sus datos con el registro previamente enviado por el emisor. Si procede de un sistema NO VERI*FACTU, también llevará QR, pero la factura no podrá verificarse de la misma forma porque sus registros no se han remitido previamente a la AEAT.
Además, las facturas emitidas mediante VERIFACTU deberán incluir la expresión **«VERIFACTU»** o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
Importante: esto no significa que absolutamente todas las facturas existentes tengan que incorporar QR. La propia AEAT contempla excepciones, por ejemplo determinadas facturas emitidas por contribuyentes acogidos al SII o por quienes no utilizan un sistema informático de facturación sujeto a este reglamento.
¿Tengo que cambiar ya mi programa de facturación?
No necesariamente. Si ya utilizas un programa de facturación, lo primero que debes hacer es comprobar si el proveedor va a adaptarlo a los nuevos requisitos. Si lo hace, no necesitas cambiar de herramienta únicamente por la llegada de VeriFactu.
Si todavía no utilizas ningún programa o el que tienes no va a adaptarse, entonces sí merece la pena valorar alternativas. No elijas únicamente pensando en VeriFactu: compara también aspectos como el precio, la facilidad de uso, la gestión de gastos, la conexión bancaria, la contabilidad o las necesidades concretas de tu negocio.
Para negocios con una facturación sencilla, también existe la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria, aunque sus funcionalidades son más limitadas que las de muchos programas comerciales.
Consejo de Negocio Ligero: no contrates un programa por miedo a VeriFactu. Primero averigua qué necesitas realmente y después compara las opciones.
VeriFactu para autónomos: qué haría ahora
Si eres autónomo, no necesitas hacer cambios precipitadamente. La fecha clave para la mayoría de los autónomos afectados es el 1 de julio de 2027, así que todavía tienes margen para informarte y elegir con calma.
Si ya utilizas un programa de facturación, pregunta a tu proveedor si estará adaptado. Si todavía no utilizas ninguno, compara las alternativas teniendo en cuenta no solo VeriFactu, sino también qué funciones necesitas realmente en tu negocio.
Y si emites pocas facturas y tus necesidades son sencillas, recuerda que la Agencia Tributaria ya ofrece una aplicación gratuita VERI*FACTU, dirigida precisamente a autónomos, profesionales y empresas con una facturación sencilla.
En Negocio Ligero iremos analizando las distintas opciones para ayudarte a elegir herramientas útiles sin complicar innecesariamente tu negocio.
En pocas palabras: infórmate ahora, compara con calma y adáptate antes de que llegue la obligació